Was eine E-Rechnung ausmacht
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung in elektronischer Form. Seit 2025 gilt als E-Rechnung nur noch ein Beleg, der in einem strukturierten Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt und übermittelt wird — also so, dass ein Buchhaltungsprogramm die Beträge ohne Texterkennung auslesen kann.
Ein gewöhnliches PDF ist damit ausdrücklich keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ — auch dann nicht, wenn es aus einem Buchhaltungsprogramm stammt. Der Unterschied liegt nicht in der Optik, sondern darin, ob Daten oder nur Pixel übermittelt werden.
Der Zeitplan
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seit 1. Januar 2025
Empfangen müssen alle
Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen von Geschäftspartnern entgegennehmen können — unabhängig von Größe und Umsatz. Wer nichts tut, gerät in Verzug, sobald ein Lieferant umstellt.
Ein E-Mail-Postfach genügt. Mehr verlangt das Gesetz nicht.
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bis 31. Dezember 2026
Übergang für alle
Papier und einfaches PDF bleiben im B2B zulässig, solange der Empfänger zustimmt. Diese Zustimmung kann auch stillschweigend erfolgen, etwa indem er die Rechnung bezahlt.
Zeit nutzen, um den eigenen Rechnungsausgang umzustellen.
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ab 1. Januar 2027
Ausstellen ab 800.000 Euro
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro umgesetzt hat, muss im inländischen B2B E-Rechnungen ausstellen. Für alle übrigen läuft der Übergang ein weiteres Jahr.
Vorjahresumsatz prüfen — die Grenze entscheidet über den Stichtag.
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ab 1. Januar 2028
Ausstellen müssen alle
Die Pflicht gilt für alle übrigen Unternehmen. Auch die Erleichterung für EDI-Verfahren endet.
Spätestens jetzt muss der Rechnungsausgang strukturiert sein.
Maßgeblich ist stets der Vorjahresumsatz. Wer 2026 die Grenze von 800.000 Euro überschreitet, ist ab 2027 zur Ausstellung verpflichtet.
Wer ausgenommen bleibt
- Rechnungen an Privatpersonen
- Das B2C-Geschäft ist nicht betroffen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto
- Nach § 33 UStDV, unabhängig vom Empfänger.
- Fahrausweise
- Nach § 34 UStDV.
- Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Etwa viele ärztliche Leistungen, Finanzdienstleistungen oder die steuerfreie Vermietung.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG
- Ausgenommen vom Ausstellen; empfangen können müssen aber auch sie.
- Leistungen ins Ausland
- Betroffen ist nur der inländische Geschäftsverkehr.
Die Ausnahmen betreffen nur das Ausstellen. Die Pflicht, E-Rechnungen entgegennehmen zu können, gilt seit 2025 für praktisch jedes Unternehmen — auch für Kleinunternehmer.
Was jetzt zu tun ist
Der Empfang ist der dringendere Teil, weil er schon gilt. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach,
das Anhänge annimmt. Sinnvoll ist eine eigene Adresse wie rechnung@… und eine Ablage, aus der sich die Originaldateien unverändert wiederfinden lassen — denn
aufzubewahren ist der strukturierte Beleg selbst, nicht ein Ausdruck davon.
Beim Ausstellen bleibt Zeit, aber weniger, als es scheint: Wer über 800.000 Euro liegt, muss im Januar 2027 bereit sein. Umstellen heißt nicht zwingend, eine Buchhaltungssoftware zu kaufen — es genügt ein Weg, der aus den Rechnungsdaten ein ZUGFeRD- oder XRechnung-Dokument erzeugt.
Was passiert, wenn man es lässt
Ein eigenes Bußgeld sieht das Gesetz für die falsche Rechnungsform nicht vor. Das Risiko liegt an anderer Stelle: Ohne ordnungsgemäße Rechnung kann dem Empfänger der Vorsteuerabzug versagt werden. Geschäftskunden werden solche Rechnungen deshalb zurückweisen — und bis zur Korrektur nicht zahlen.
Häufige Fragen
› Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen dürfen weiterhin auf Papier oder als einfaches PDF gestellt werden — eine Zustimmung des Kunden ist dafür nicht nötig.
› Was passiert, wenn ich ab 2027 weiter PDF-Rechnungen schicke?
Die Rechnung entspricht dann nicht mehr den formalen Anforderungen. Das Hauptrisiko trägt der Empfänger: Ihm kann der Vorsteuerabzug versagt werden, solange keine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. In der Praxis werden Geschäftskunden solche Rechnungen deshalb zurückweisen und eine E-Rechnung verlangen.
› Brauche ich ein besonderes Portal, um E-Rechnungen zu versenden?
Nein. Der Versand per E-Mail genügt; das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor. Netzwerke wie Peppol sind möglich, aber freiwillig — außer ein Auftraggeber verlangt ausdrücklich etwas anderes.
› Muss ich E-Rechnungen anders aufbewahren als PDF-Rechnungen?
Der strukturierte Teil — also die XML-Datei beziehungsweise das ZUGFeRD-PDF im Original — ist in dieser Form acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO). Ein Ausdruck oder ein nachträglich erzeugtes Bild genügt nicht, weil damit die maschinelle Auswertbarkeit verloren geht.
› Wie stelle ich sicher, dass ich E-Rechnungen empfangen kann?
Ein E-Mail-Postfach reicht aus, das Anhänge entgegennimmt. Mehr verlangt das Gesetz nicht. Sinnvoll ist eine eigene Adresse wie rechnung@… , damit die Belege nicht in der allgemeinen Post untergehen, und eine Ablage, aus der die Originaldateien unverändert wieder auffindbar sind.
› Gilt die Pflicht auch für Vermieter oder Ärzte?
Für steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG — darunter viele ärztliche Leistungen und die steuerfreie Vermietung — besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Wer daneben steuerpflichtige Umsätze an Unternehmen ausführt, ist für diese Umsätze aber betroffen.
Dieser Text gibt die Rechtslage allgemein wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für den Einzelfall — besonders bei Kleinunternehmerregelung, Reverse-Charge oder grenzüberschreitenden Leistungen — fragen Sie Ihre Steuerberatung.