Rechnung schreiben

§ 14 Abs. 4 UStG verlangt neun Angaben: vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, die Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie den Steuersatz und den Steuerbetrag oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Fehlt eine davon, kann der Empfänger die Vorsteuer nicht ziehen.

Ja. Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung ist eine eigenständige Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Nr. 6 UStG und muss auch dann ausdrücklich dastehen, wenn er auf denselben Tag fällt wie die Ausstellung. Zulässig ist die Angabe des Kalendermonats. Der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt.

Bis 250 Euro brutto genügt nach § 33 UStDV eine verkürzte Rechnung: Name und Anschrift des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt und der Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Angaben zum Empfänger, die Rechnungsnummer und die Steuernummer entfallen. Ausgeschlossen ist die Kleinbetragsrechnung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und beim Übergang der Steuerschuldnerschaft.

Ohne Umsatzsteuer und ohne Steuersatz, dafür mit einem Hinweis auf die Regelung, etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Wer trotz Kleinunternehmerregelung Umsatzsteuer ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG dem Finanzamt — auch wenn er ihn nie vereinnahmt hat.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft empfangen können. Das Ausstellen wird gestaffelt Pflicht: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen. Rechnungen an Privatpersonen sind nicht betroffen, ebenso wenig Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.

Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und gelten als E-Rechnung. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei — man sieht die Rechnung wie gewohnt, die Maschine liest den Datensatz daraus. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtbeleg und wird vor allem von öffentlichen Auftraggebern verlangt, die zusätzlich eine Leitweg-ID vorgeben. Für den normalen Geschäftsverkehr ist ZUGFeRD der bequemere Weg.

Nein. Ein gewöhnliches PDF gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung — unabhängig davon, wie es erstellt wurde. Eine E-Rechnung braucht einen strukturierten Datensatz nach EN 16931, den ein Buchhaltungsprogramm ohne Texterkennung auswerten kann. Genau das ist der Unterschied zwischen einem PDF und einem ZUGFeRD-PDF.

Praktisch ja. EN 16931 verlangt, dass der Rechnungssteller sich eindeutig identifiziert — über eine USt-IdNr., eine Registernummer oder eine sonstige Verkäuferkennung (Regel BR-CO-26). Die deutsche Steuernummer allein genügt dafür nicht. Wer nur eine Steuernummer hat, kann weiterhin gültige Papier- und PDF-Rechnungen schreiben; für ZUGFeRD und XRechnung braucht es die USt-IdNr., die beim Bundeszentralamt für Steuern kostenlos beantragt werden kann.

Ausgangs- und Eingangsrechnungen sind Buchungsbelege und seit 2025 acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO; zuvor waren es zehn Jahre). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist. Elektronische Rechnungen müssen elektronisch und unveränderbar aufbewahrt werden — ein Ausdruck genügt nicht.

§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer, die einmalig vergeben wird. Eine lückenlose Zählung schreibt das Gesetz nicht ausdrücklich vor, doch häufen sich Lücken, wird die Finanzverwaltung nach den fehlenden Belegen fragen. Mehrere Nummernkreise sind zulässig, etwa je Jahr oder je Geschäftsbereich, solange jede Nummer nur einmal vorkommt.

Mit einer Rechnungskorrektur, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist, eine eigene Rechnungsnummer trägt und den Betrag negativ oder ausdrücklich als Storno ausweist. Das Wort „Gutschrift“ sollte dabei vermieden werden: Eine Gutschrift im Sinne des § 14 Abs. 2 UStG ist eine Abrechnung durch den Leistungsempfänger. Wer eine Stornorechnung so überschreibt, riskiert eine zusätzliche Steuerschuld nach § 14c UStG.

Nein. Die Rechnung wird vollständig in Ihrem Browser erzeugt; weder die Rechnungsdaten noch Ihre Kundendaten verlassen Ihr Gerät. Stammdaten und Kundenliste liegen ausschließlich im Speicher Ihres Browsers. Damit bleibt auch die Aufbewahrung Ihre Aufgabe: Sichern Sie die erzeugte Datei dort, wo Ihre Buchhaltung liegt.