Der Unterschied in einem Absatz
ZUGFeRD ist ein Zwitter: äußerlich ein PDF, das aussieht wie jede andere Rechnung, im Inneren eine angehängte XML-Datei mit denselben Angaben in maschinenlesbarer Form. Der Mensch sieht das Dokument, das Programm liest die Daten.
Die XRechnung lässt den sichtbaren Teil weg. Sie ist eine reine XML-Datei — für das Auge unbrauchbar, für die Verarbeitung eindeutig. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland verlangen dieses Format und geben dazu eine Leitweg-ID vor, mit der sie den Eingang zuordnen.
Beide erfüllen EN 16931 und gelten damit als E-Rechnung im Sinne der Pflicht ab 2027.
Vergleich
| ZUGFeRD | XRechnung | |
|---|---|---|
| Aufbau | PDF mit eingebetteter XML-Datei | Reine XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | Ja, wie ein gewohntes PDF | Nein, nur mit Anzeigeprogramm |
| Typischer Empfänger | Geschäftskunden | Öffentliche Auftraggeber |
| Leitweg-ID nötig | Nein | Ja, vom Auftraggeber vorgegeben |
| Versand | E-Mail genügt | E-Mail oder Rechnungsportal |
| Grundlage | EN 16931 | EN 16931, verschärft als CIUS |
Welches ZUGFeRD-Profil zählt
ZUGFeRD kennt mehrere Ausbaustufen. Das ist die Stelle, an der in der Praxis Fehler passieren: Nicht jedes ZUGFeRD ist eine E-Rechnung. Die schlanken Profile enthalten zu wenig, um die Norm zu erfüllen.
- MINIMUM — gilt nicht als E-Rechnung Nur Kopfdaten für die Buchung. Keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
- BASIC WL — gilt nicht als E-Rechnung Ohne Positionen. Ebenfalls keine E-Rechnung.
- BASIC — gilt als E-Rechnung Einfache Rechnungen mit Positionen.
- EN 16931 (COMFORT) — gilt als E-Rechnung Der Regelfall — deckt die Norm vollständig ab.
- EXTENDED — gilt als E-Rechnung Zusätzliche Felder für komplexe Fälle, etwa mehrere Lieferorte.
Im Zweifel ist EN 16931 die richtige Wahl. Der Generator auf dieser Seite erzeugt ausschließlich dieses Profil.
Wie man prüft, ob es stimmt
Ob eine Datei wirklich den Regeln entspricht, sieht man ihr nicht an. Dafür gibt es Prüfprogramme: Mustang prüft den Rechnungsinhalt gegen EN 16931, der KoSIT-Validator ist die amtliche Referenz für XRechnung. Beide sind quelloffen und kostenlos. Wer regelmäßig E-Rechnungen versendet, sollte die erste erzeugte Datei einmal durch einen dieser Prüfer schicken, bevor sie an einen Kunden geht.
Die Rechnungen aus dem Generator auf dieser Seite werden vor jeder Veröffentlichung gegen beide Ebenen geprüft: veraPDF für das PDF/A-3-Format und Mustang für den Inhalt nach EN 16931.
Häufige Fragen
› Ist ZUGFeRD oder XRechnung besser?
Keines von beiden ist besser — sie haben verschiedene Zwecke. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem Datensatz und damit für Empfänger geeignet, die die Rechnung auch ansehen wollen. Die XRechnung ist eine reine Datei ohne Sichtbeleg und die übliche Wahl gegenüber öffentlichen Auftraggebern. Im normalen Geschäftsverkehr ist ZUGFeRD meist die bequemere Antwort.
› Welches ZUGFeRD-Profil brauche ich?
Für eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes mindestens das Profil EN 16931, früher „COMFORT“ genannt. Die schlankeren Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten keine vollständigen Rechnungsdaten und gelten deshalb nicht als E-Rechnung — sie taugen nur als Buchungshilfe. Dieser Rechner erzeugt immer EN 16931.
› Was ist die Leitweg-ID?
Eine Kennung, mit der öffentliche Auftraggeber in Deutschland ihre Rechnungseingänge zuordnen. Sie wird Ihnen vom Auftraggeber mitgeteilt und gehört in das dafür vorgesehene Feld der XRechnung. Ohne sie weist der Rechnungseingang die Rechnung in der Regel zurück.
› Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung einfach per E-Mail schicken?
Ja. Ein ZUGFeRD-PDF ist eine gewöhnliche PDF-Datei mit einem zusätzlichen Anhang im Inneren und lässt sich wie jedes andere PDF versenden. Der Empfänger kann es öffnen und ansehen, sein Buchhaltungsprogramm liest die Daten heraus.
› Woran erkenne ich, ob ein PDF wirklich ZUGFeRD ist?
Am eingebetteten Anhang: Ein ZUGFeRD-PDF enthält eine Datei namens factur-x.xml. Viele PDF-Betrachter zeigen Anhänge in einer eigenen Leiste an. Zuverlässiger prüft man mit einem Validator wie dem quelloffenen Mustang, der zusätzlich meldet, ob der Datensatz den Regeln der Norm entspricht.
› Muss ein ZUGFeRD-PDF ein PDF/A sein?
Ja. Die Spezifikation verlangt PDF/A-3 — ein Langzeitarchivformat, in dem Schriften eingebettet sind und das Anhänge zulässt. Ein gewöhnliches PDF mit angehängter XML-Datei erfüllt die Anforderung nicht, auch wenn der Anhang inhaltlich stimmt.
Dieser Text gibt die Rechtslage allgemein wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für den Einzelfall — besonders bei Kleinunternehmerregelung, Reverse-Charge oder grenzüberschreitenden Leistungen — fragen Sie Ihre Steuerberatung.