Der Hinweis, der nicht fehlen darf
Wo auf einer normalen Rechnung Steuersatz und Steuerbetrag stehen, gehört bei Kleinunternehmern ein Satz hin, der den Grund benennt. Eine vorgeschriebene Formulierung gibt es nicht — erkennbar sein muss der Grund. Diese drei sind gebräuchlich:
- „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
- „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer nach § 19 UStG.“
- „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Der Generator setzt den Hinweis automatisch, sobald Sie den Steuerfall „Kleinunternehmer“ wählen.
Der teuerste Fehler: § 14c UStG
Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist, schuldet den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt — auch dann, wenn der Kunde ihn nie gezahlt hat und obwohl gar keine Steuerpflicht bestand. Das passiert schneller, als man denkt: eine Vorlage aus dem Netz, in der noch „19 %“ steht, genügt.
Heilen lässt sich das durch eine berichtigte Rechnung an denselben Kunden. Bequem ist das nicht. Deshalb sperrt der Generator den Umsatzsteuerausweis, sobald der Steuerfall „Kleinunternehmer“ gewählt ist, und warnt, wenn steuerpflichtige Positionen daneben stehen.
Welche Angaben Pflicht bleiben
Ohne Umsatzsteuer heißt nicht ohne Form. Die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG gelten genauso — nur Steuersatz und Steuerbetrag werden durch den Hinweis ersetzt.
- Name und Anschrift
- Von Ihnen und Ihrem Kunden, jeweils vollständig.
- Steuernummer oder USt-IdNr.
- Eine von beiden genügt auf dem Papierbeleg.
- Ausstellungsdatum
- Der Tag, an dem Sie die Rechnung schreiben.
- Rechnungsnummer
- Fortlaufend und nur einmal vergeben.
- Menge und Art der Leistung
- So genau, dass sie sich eindeutig zuordnen lässt.
- Leistungsdatum
- Auch dann, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht.
- Entgelt
- Der Betrag — ohne Steuersatz und ohne Steuerbetrag.
- Hinweis auf § 19 UStG
- Statt Steuersatz und Steuerbetrag.
Bis 250 Euro brutto genügt eine Kleinbetragsrechnung; dann entfallen Empfängerangaben, Rechnungsnummer und Steuernummer.
Umsatzgrenzen seit 2025
Kleinunternehmer bleibt, wer im Vorjahr höchstens 25.000 Euro umgesetzt hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Die zweite Grenze wirkt sofort: Wird sie im Jahresverlauf gerissen, endet die Regelung mit genau dem Umsatz, der sie überschreitet — nicht erst zum Jahreswechsel. Der betreffende Umsatz ist dann bereits steuerpflichtig.
E-Rechnung: was für Sie gilt
Zwei Dinge sind zu trennen. Ausstellen müssen Kleinunternehmer keine E-Rechnungen — sie dürfen dauerhaft Papier oder PDF verwenden. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit 2025 wie jedes andere Unternehmen; ein E-Mail-Postfach genügt dafür.
Wer freiwillig umstellen will, stößt auf eine Hürde, die wenig bekannt ist: EN 16931 verlangt eine eindeutige Kennung des Rechnungsstellers — eine USt-IdNr., eine Registernummer oder eine sonstige Verkäuferkennung. Die deutsche Steuernummer zählt dafür nicht. Ohne eine dieser Kennungen lässt sich keine normkonforme E-Rechnung erzeugen, während Papier- und PDF-Rechnung uneingeschränkt gültig bleiben.
Die USt-IdNr. gibt es beim Bundeszentralamt für Steuern kostenlos, auch für Kleinunternehmer. Mehr zu den Fristen steht unter E-Rechnung: Pflicht ab wann.
Häufige Fragen
› Welche Umsatzgrenzen gelten für Kleinunternehmer?
Seit 2025 gilt: Im Vorjahr höchstens 25.000 Euro Umsatz und im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro. Wird die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung sofort mit diesem Umsatz — nicht erst im Folgejahr.
› Welcher Hinweis muss auf eine Kleinunternehmerrechnung?
Ein Satz, der die Steuerbefreiung benennt, etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Eine bestimmte Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor, der Grund muss aber erkennbar sein. Steuersatz und Steuerbetrag entfallen.
› Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweise?
Dann schulden Sie den ausgewiesenen Betrag nach § 14c UStG dem Finanzamt — auch dann, wenn Sie ihn nie vereinnahmt haben. Der Kunde darf die Steuer im Gegenzug meist nicht als Vorsteuer abziehen. Der Fehler lässt sich durch eine berichtigte Rechnung heilen, aber nur mit Aufwand.
› Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen und dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen aber seit 2025 — dafür genügt ein E-Mail-Postfach.
› Kann ich als Kleinunternehmer trotzdem eine E-Rechnung schreiben?
Ja, freiwillig. Dafür brauchen Sie allerdings eine USt-IdNr. oder eine Registernummer: Die Norm EN 16931 verlangt eine eindeutige Kennung des Rechnungsstellers, und die deutsche Steuernummer zählt dafür nicht. Die USt-IdNr. können auch Kleinunternehmer kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen.
› Brauche ich als Kleinunternehmer eine fortlaufende Rechnungsnummer?
Ja. Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG gelten auch ohne Umsatzsteuerausweis, dazu gehört die einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer. Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto entfällt sie.
Dieser Text gibt die Rechtslage allgemein wieder und ersetzt keine steuerliche Beratung. Für den Einzelfall — besonders bei Kleinunternehmerregelung, Reverse-Charge oder grenzüberschreitenden Leistungen — fragen Sie Ihre Steuerberatung.